Uitbestedingsrisico’s pensioenfondsen onvoldoende onder controle

De Nederlandse Bank heeft in haar taak als toezichthouder op de Nederlandse Pensioenfondsen in 2017 onderzoek gedaan naar de uitbestedingen door pensioenfondsen. Waarbij de focus met name lag op de beheersing van de uitbestedingsrisico’s. Uit dit onderzoek is gebleken dat de uitbestedingsrisico’s, zoals continuïteit bedrijfsvoering, kwaliteit, gegevensbescherming en compliance, bij een groot deel van de deelnemende pensioenfondsen niet voldoende onder controle zijn.

In 2014 heeft de DNB voor de pensioensector een guidance opgesteld welke pensioenfondsen kan helpen met het beheerst uitbesteden van bedrijfsprocessen. Reden hiervoor was dat de DNB in 2014 al constateerde dat de beheersing van risico’s in een uitbestedingsrelatie binnen de pensioensector voor verbetering vatbaar was. In de guidance komt het volledige process van uitbestedingen aan bod, zoals weergegeven in het figuur hier onder.

 

Figuur 1 Uitbestedingsprocess Pensioenfondsen
bron: Guidance: uitbesteding door pensioenfondsen

 

Het beheersen van de uitbestedingsrisico’s valt en staat uiteindelijk met de inrichting van de governance en de kwaliteit van mensen die in een organisatie werken. IT-oplossingen kunnen een enorme bijdrage leveren bij de uitvoering en het bewaken van deze processen.

Hoe innovatieve technologieën ondersteunen in de oplossing

Met de huidige innovatieve technologieën kan ieder pensioenfonds op een effectieve en efficiënte manier beter in control komen als het gaat om risico’s in algemene zin, en dus ook om uitbestedingsrisico’s in het bijzonder. Doorlooptijden voor het implementeren van IT-oplossingen zijn vele malen korter dan in het verleden. Dat komt door de agile manier van werken in combinatie met technologieën die de agile manier van werken ondersteunen. Risico’s die vroeger van toepassing waren bij het implementeren van nieuwe IT-oplossingen zijn hier niet meer aanwezig. Applicaties worden gebouwd in korte gesegmenteerde perioden, waarbij altijd bijgestuurd kan worden indien behoeften toch anders blijken in de praktijk. Dit zorgt ervoor dat gebruikers en bestuurders van pensioenfondsen aan het einde van de implementatie zeker weten dat ze een applicatie hebben die optimaal aansluit bij de geformuleerde wensen.

Deze applicaties borgen de governance van uitbestedingsprocessen, helpen bij het inzichtelijk maken van risico’s en het krijgen van grip daarop. Ze zorgen tevens voor de bewaking van opvolging van acties, het tijdig verkrijgen van rapportages, en dragen bij aan het leveren van externe rapportages aan bestuur en bijvoorbeeld DNB.

In onderstaand voorbeeld (figuur 2) kunt u een voorbeeld zien van hoe een IT-oplossing uw uitbestedingsprocess kan ondersteunen. Hierbij wordt het beleid, de keuzes en de governance structuur als input gebruikt voor het maken van een voor uw pensioenfonds geschikte applicatie. Met behulp van deze applicatie bent u vervolgens in controle over alle gemaakte keuzes en afspraken behorende bij uw uitbestedingen. Wat er vervolgens voor zorgt dat u gemakkelijk al uw uitbestedingen kunt evalueren aan het einde van het uitbestedingsproces, doordat alle informatie overzichtelijk beschikbaar is op één plek.

 

Figuur 2 Hoe IT-oplossingen u kunnen helpen bij het uitbestedingsprocess

 

Finaps kan u helpen bij de ontwikkeling van deze IT-oplossingen. Wij hebben ruime ervaring met het digitaliseren van interne processen om zo de controle op deze processen te verbeteren. Specifiek op het gebied van uitbestedingsrisico hebben wij recentelijk een applicatie ontwikkeld bij een pensioenfonds die helpt met het vertalen van beleid en afspraken naar daadwerkelijke procescontroles en rapportages binnen één systeem. Het hebben van 1 integrale oplossing (al dan niet gekoppeld met de kernapplicaties) waarin zowel alle control acties als monitoring en integraal overzicht bij elkaar komen voegt de waarde toe voor de gehele organisatie en biedt ook nog eens een krachtig middel richting DNB dat de pensioenfonds ‘in control’ is.